Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

1 BÖLÜM: İMHA POLİTİKASI'NIN NİTELİĞİ VE AMACI

1.1. GİRİŞ

İşbu imha politikası, Otel Asya Turistik Tesisleri İnş. ve Tic. A.Ş. kısaca (“Otel ASYA” veya

“Şirket”) olarak veri sorumlusu sıfatıyla elimizde bulundurduğumuz kişisel verilerin 6698

sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin

silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin Şirket tarafından uygulanacak

usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Bu kapsamda, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin ve herhangi bir

nedenle Şirket nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri tüm KVKK

Metinlerimiz/Politikalarımız ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde

kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.

1.2. TANIMLAR ve İFADELER

Aşağıda tabloda yer alan tanımlar ve ne anlama geldikleri ayrıntılı olarak açıklanmıştır:

Doğrudan tanımlayıcılar

Tek başlarına, ilişki içinde oldukları kişiyi doğrudan açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcılar

Dolaylı tanımlayıcılar

Diğer tanımlayıcılar ile bir araya gelerek ilişki içinde oldukları kişiyi açığa çıkaran, ifşa eden ve ayırt edilebilir kılan tanımlayıcılar

İlgili kişi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

İmha

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi

Kanun

07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Yönetmelik

28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliği

Kurul

Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Kayıt ortamı

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı

Gizlilik Ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası

www.otelasya.com.tr adresinden KVKK Metinleri içerisinde ulaşılabilecek, Şirket elinde bulunan kişisel verilerin yönetilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen politika

Veri kayıt sistemi

Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi

 

2 BÖLÜM: ORTAMLAR VE GÜVENLİK TEDBİRLERİ

2.1. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI ORTAMLAR

ŞİRKET nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur.

Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir.

ŞİRKET her halde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verileri Kanun’a, Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak işlemek ve korumaktadır.

Matbu ortamlar

Verilerin kâğıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır.

Yerel dijital ortamlar

ŞİRKET bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler, yetkili bilgisayarlar, kamera sistemleri gibi sair dijital ortamlardır.

Bulut ortamlar

ŞİRKET bünyesinde yer almamakla birlikte, ŞİRKET’nin kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır.

 

2.2. ORTAMLARIN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI

ŞİRKET, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve

erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak

gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın

niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.

2.2.1. Teknik Tedbirler

ŞİRKET, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:

Kişisel verilerin tutulduğu ortamlarda yalnızca teknolojik gelişmelere uygun güncel ve güvenli sistemler kullanılmaktadır.

Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara yönelik güvenlik sistemleri kullanılmaktadır.

Bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir.

Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara veriye erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte ve tüm erişimler kayıt altına alınmaktadır.

ŞİRKET bünyesinde kişisel verilerin tutulduğu ortamların güvenliğini sağlamak üzere yeterli teknik personel bulundurmaktadır.

2.2.2. İdari Tedbirler

ŞİRKET, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:

Kişisel verilere erişimi olan tüm ŞİRKET çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapılmakta, iş sözleşmelerine/yönetmeliklere bu yönde cezai hüküm konulmaktadır.

Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.

Kişisel verilerin teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle üçüncü kişilere aktarılması halinde ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalanmakta, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özen gösterilmektedir.

2.2.3. Şirket İçi Denetim

ŞİRKET, Kanun’un 12’nci maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Gizlilik Ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin şirket içi denetimler yapmaktadır.

Şirket içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik ya da kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar derhal giderilmektedir.

Denetim sırasında ya da sair bir şekilde ŞİRKET sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, ŞİRKET bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirimde bulunur.

 

3 BÖLÜM: KİŞİSEL VERİLERİN İMHASI

3.1. SAKLAMA VE İMHA NEDENLERİ

3.1.1. Saklama Nedenleri

ŞİRKET bünyesinde tutulan ve ayrıca Site’sinde mevcut Müşteri Aydınlatma Metni, Gizlilik Ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası (ilgili politikaya www.otelasya.com adresinden ulaşabilirsiniz) uyarınca, hem bu metinler içerisinde hem de aşağıda belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.

Bunlara ek olarak saklamayı gerektiren hukuki amaç ve sebepler aşağıdaki gibidir:

-Ticari faaliyetlerin sürdürülebilmesi,

-Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,

-Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası,

-Çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi,

-Müşteri ilişkilerini yönetebilmesi, -

-Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,

-İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaati için veri işlemenin zorunlu olması,

-Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,

-KVKK Madde 5/2’de sayılan şartlardan birinin varlığından söz edilemeyecek durumlarda, saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması,

-Fiziksel mekan güvenliğinin temini,

-Ücret politikasının yürütülmesi, sebepleriyle, ilgili Kanun ve Yönetmeliğin çizdiği sınırlar çerçevesinde kişisel veriler saklanmaktadır.

Hukuki Dayanaklar;

-6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

-6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,

-6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

-2634 sayılı Turizm Teşvik Kanunu

-1774 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu ve Kimlik Bildirme Kanununun Uygulanması İle İlgili Yönetmelik,

-5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,

-6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

-4857 sayılı İş Kanunu, 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu, 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu, 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu,

-İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik ile sair her türlü yasal dayanak.

3.1.2. İmha Nedenleri

ŞİRKET bünyesinde bulunan kişisel veriler;

-İlgili kişinin, Kanun’un 11 maddesindeki haklarını kullanmak suretiyle verilerinin silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabulü,

-Veri sorumlusunun, ilgili kişinin Kanun’un 11 maddesindeki haklarını kullanarak başvurmasına karşın cevap vermemesi, başvuruyu reddetmesi ya da cevabın yetersiz olması sebepleriyle ilgili kişinin Kurul’a şikayette bulunması ve Kurul tarafından uygun bulunması,

- Kişisel verinin açık rıza ile işlenmiş bulunup, ilgili kişinin bu açık rızasını geri alması,

-Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

-Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

-Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

-Kanun’un 5 ve 6 maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması halinde işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

3.2. İMHA YÖNTEMLERİ

ŞİRKET, yukarıda belirtilen İmha Nedenleri doğrultusunda ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde kişisel verileri re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.

ŞİRKET tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

3.2.1. Silme Yöntemleri

Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri

Karartma

Matbu ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.

Bulut ve Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri

Yazılımdan Güvenli Olarak Silme

Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.

Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri

Fiziksel Yok Etme

Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir.

Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri

Fiziksel Yok Etme

Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.

De-Manyetize Etme (Degauss)

Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.

Üzerine Yazma

Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir.

Bulut Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri

Yazılımdan Güvenli Olarak Silme

Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz.

 

3.2.3. Anonimleştirme Yöntemleri

Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.

Değişkenleri Çıkarma

İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da birkaçının çıkarılmasıdır.

Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir.

Bölgesel Gizleme

Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir.

Genelleştirme

Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir.

Alt ve Üst Sınır Kodlama / Global Kodlama

Belli bir değişken için o değişkene ait aralıklar tanımlanarak sınıflandırılır. Değişken sayısal bir değer içermiyorsa bu halde değişken içindeki birbirine yakın veriler sınıflandırılır. Aynı sınıf içinde kalan değerler birleştirilir.

Mikro Birleştirilme

Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Bu sayede veri içerisinde bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş olacağından, verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır.

Veri Karıştırma ve Bozma

Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır.

ŞİRKET, kişisel verilerin anonim hale getirilmesi için ilgili verinin niteliğine göre bu sayılan anonimleştirme yöntemlerinden bir ya da birkaçını kullanır. ŞİRKET, bu anonimleştirme yöntemlerini kullanırken K-Anonimlik (K-Anonymity), L-Çeşitlilik (L-Diversity) ve T- Yakınlık (T-Closeness) istatistik yöntemlerini kullanabilir.

3.3. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

3.3.1. Saklama Süreleri

Veri Sahibi Veri Kategorisi Veri Saklama Süresi
Çalışan İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri İş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl muhafaza edilir. Zorunlu saklama süresi sonunda imha edilir.
Çalışan İşe alım evrakları ile Sosyal Güvenlik Kurumuna gerçekleştirilen; hizmet süresine ve ücrete dair bildirimlere esas özlük verileri dışında kalan özlük verileri Hizmet akdinin devamında ve hitamını takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren 10(on) yıl müddetle muhafaza edilir.
İş Ortağı / Çözüm Ortağı / Danışman İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman ile ŞİRKET arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışman çalışanı verileri İş Ortağı/Çözüm Ortağı/Danışmanın, ŞİRKET ile olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır.
Ziyaretçi ŞİRKET'e ait fiziki mekana girişte alınan Ziyaretçiye ait ad, soyad, T.C.K.N., araç plakası ile kamera kayıtları, telefon aramalarında alınan ses kayıtları

2 yıl süre ile saklanır.

İnternet Sitesi Ziyaretçisi İnternet Sitesi Ziyaretçisi'ne ait ad, soyad, e-posta adresi, gezinme hareketleri bilgileri

2 yıl süre ile saklanır.

Çalışan Adayı Çalışan Adayına ait özgeçmiş ve işe başvuru formunda yer alan bilgiler

En fazla 2 yıl olmak üzere özgeçmişin güncelliğini kaybedeceği süre kadar saklanır.

Müşteri Müşteri'ye ait ad, soyad, T.C.K.N., iletişim bilgileri, ödeme bilgileri ve yöntemleri, gezinme hareketleri bilgileri, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, ürün/hizmet tercihleri, işlem geçmişi, özel gün bilgileri

Müşteri'nin, satın almış olduğu her bir ürün/hizmetin sunulmasından itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır.

Müşteri Kamera görüntüleri, araç plaka bilgisi

21 gün süre ile saklanır.

Potansiyel Müşteri Potansiyel Müşteri ile ŞİRKET arasındaki ticari ilişki kurulmasına dair sözleşme görüşmeleri sırasında alınan kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları

2 yıl süre ile saklanır.

ŞİRKET’in İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmalar (Tedarikçi, Fason Üretici, Bayi/Franchise ŞİRKET’in İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmalar ile ŞİRKET arasındaki ticari ilişkinin yürütümüne dair kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, finansal bilgiler, telefon aramalarında alınan ses kayıtları, ŞİRKET’in İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firma çalışanı verileri

ŞİRKET’in İşbirliği İçinde Olduğu Kurum/Firmaların, ŞİRKET ile olan iş/ticari ilişkisi süresince ve sona ermesinden itibaren Türk Borçlar Kanunu md.146 ile Türk Ticaret Kanunu md.82 uyarınca 10 yıl süre ile saklanır.

Ek olarak;

Genel kurul toplantı süreçleri, hukuki ilişki süresi + 10 Yıl boyunca saklanmakta olup, saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde silinmektedir,

Kamera kayıtları 21 gün saklanmakta ve süresi bitiminde üzerine yazılmak suretiyle silinmektedir,

Log kayıt takip sistemleri 2 Yıl boyunca saklanmakta, saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde silinmektedir.

* Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.

3.3.2. İmha Süreleri

ŞİRKET, Kanun, ilgili mevzuat, Şirket Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

İlgili kişi, Kanunun 13 maddesine istinaden ŞİRKET’e Site’de mevcut Başvuru Formunu kullanmak sureti ile başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

1- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; ŞİRKET talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. ŞİRKET’in talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak başvuru yapmış olması gerekir. ŞİRKET, her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.

2- Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep ŞİRKET tarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

3.4. PERİYODİK İMHA

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; ŞİRKET işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Periyodik imha süreçleri 01.06.2022 tarihinde başlar ve her 6 (altı) ayda bir tekrar eder.

3.5. İMHA İŞLEMİNİN HUKUKA UYGUNLUĞUNUN DENETİMİ

ŞİRKET, gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde re’sen gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanuna, sair mevzuata, Politikalarına ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak yapar.

ŞİRKET, imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek amacıyla bir takım idari ve teknik tedbirler almaktadır.

3.5.1. Teknik Tedbirler

ŞİRKET, işbu politikada yer alan her bir imha yöntemine uygun teknik araç ve ekipman bulundurur.

ŞİRKET, imha işlemlerinin yapıldığı yerin güvenliğini sağlar.

ŞİRKET, imha işlemini yapan kişilerin erişim kayıtlarını tutar.

ŞİRKET, imha işlemini yapacak yetkin ve tecrübeli elemanlar istihdam eder ya da gerektiğinde yetkin üçüncü kişilerden hizmet alır.

3.5.2. İdari Tedbirler

ŞİRKET, imha işlemini yapacak çalışanlarının bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar yapar.

ŞİRKET, bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği, kişisel verilerin korunması ve güvenli imha teknikleri alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alır.

ŞİRKET, teknik ya da hukuki gereklilikler nedeniyle imha işlemini üçüncü kişilere yaptırdığı durumlarda ilgili üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalar, ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için gerekli tüm özeni gösterir.

ŞİRKET, imha işlemlerinin hukuka ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen şart ve yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını düzenli olarak denetler, gereken aksiyonları alır.

ŞİRKET, kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemleri kayıt altına alır ve söz konusu kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklar.

4 BÖLÜM: KİŞİSEL VERİ KOMİTESİ

ŞİRKET bünyesinde bir Kişisel Veri Komitesi kurar. Kişisel Veri Komitesi, ilgili kişilerin verilerinin hukuka, Gizlilik Politikasına ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.

Kişisel Veri Komitesi bir yönetici, bir idari uzman olmak üzere iki kişiden oluşur. Kişisel

Veri Komitesinde görevli ŞİRKET çalışanlarının unvanları, bağlantılı çalışanlar ve görev tanımları aşağıda belirtilmiştir:

Unvan Görev Tanımı
Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi Kanuna uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek; Kanun, Gizlilik Politikası ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür.
KVKK Görevlisi (Teknik ve İdari) İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; Kişisel Veri Komitesi Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur.
Bilgi Teknolojileri Görevlisi Kış̇ ıṡ el verı ̇ saklama ve ıṁ ha polıṫ ık̇ ası uygulama sorumlusu verıl̇ erıṅ saklama süresıṅ e uygunluğunu sağlama ve perıẏ odık̇ ıṁ ha süresı ̇ ıç̇ ıṅ de ıṁ ha sürecıṅ ı ̇ yönetmek
Mali İşler Müdürü, Mali İşler Malı ̇İşler Departmanı Kış̇ ıṡ el verı ̇ saklama ve ıṁ ha polıṫ ık̇ ası uygulama sorumlusu verıl̇ erıṅ saklama süresıṅ e uygunluğunu sağlama ve perıẏ odık̇ ıṁ ha süresı ̇ ıç̇ ıṅ de ıṁ ha sürecıṅ ı ̇ yönetmek

5 BÖLÜM: GÜNCELLEME VE UYUM

ŞİRKET, Kanunda yapılan değişiklikler nedeniyle, Kurum kararları uyarınca ya da sektördeki ya da bilişim alanındaki gelişmeler doğrultusunda işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında değişiklik yapma hakkını saklı tutar.

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır.

5.1 DEĞİŞİKLİK NOTLARI

10.08.2021

Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası hazırlanmıştır.

* eski tarihli bir değişiklik bulunmamaktadır.*