Kişisel Verilerin Korunması Kanun’u Kapsamında Müşteri Aydınlatma Metni

Otel Asya Turistik Tesisleri İnş. ve Tic. A.Ş. (Bundan sonra “Otel ASYA” veya ‘Şirket’ olarak anılacaktır.) olarak özel hayatın gizliliğine saygı duyuyor ve önem veriyoruz. Bu nedenle, sizleri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Bundan sonra “KVKK” ya da ‘Kanun’ olarak anılacaktır.) kapsamında kişisel verilerinizin kullanımı ve korunması ile ilgili haklarınız konusunda bilgilendirmek istiyoruz.

a) Veri Sorumlusunun Kimliği

Otel ASYA’nın müşterilerinden elde edilen kişisel veriler bakımından Kanun ve ilgili düzenlemeler uyarınca “veri sorumlusu” sıfatına haiz olan Otel ASYA’ya ait kimlik ve iletişim bilgilerine aşağıda yer verilmiştir.

Şirket : Otel Asya Turistik Tesisleri İnş. Ve Tic. A.Ş. , V. D. No: 6490004267

Adres : Kemalpaşa mah., Şahabettin Bilgisu cad. No:135, 41200 İzmit/Kocaeli

Tel : (+90) 262 321 3125, (+90) 262 321 6817

E-posta : otelasya@hotmail.com

Otel ASYA olarak kişisel verilerinizi, KVKK ve ilgili sair mevzuat kapsamında, veri sorumlusu sıfatı ile işlediğimizi tarafınıza bildiriyoruz. Kişisel verilerin korunması, Şirketimizin temel politikaları arasında olup, Şirketimiz varlığı süresince kişisel verilerin gizliliğine öncelikli önem vermiş, bunu bir çalışma ilkesi olarak benimsemiş ve çalışanlarınada bu ilke doğrultusunda çalışma talimatı vermiştir. Şirketimiz, KVKK’nun getirdiği bütün sorumluluklara uymayı kabul ve taahhüt etmektedir. Bu sorumluluğumuzun tam bilinciyle ve Veri Sorumlusu sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah etmiş olduğumuz şekilde ve resmi mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekte, kaydetmekte, aktarmakta, paylaşmakta ve saklamaktayız.

b) İşlenen Kişisel Veriler

KVKK ve ilgili sair mevzuata uygun olarak işbu 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçlar ve hukuki sebepler kapsamında işlenecek kişisel veri kategori ve açıklamaları aşağıdaki gibidir:

Kimlik Bilgileri : Adı-soyadı, doğum tarihi, uyruk, T.C Kimlik numarası, beraberindeki misafirin adı-soyadı, doğum tarihi, uyruk, T.C Kimlik numarası

İletişim Bilgileri : Adres, telefon numarası, e-posta adresi

Finansal Bilgileri : Banka hesap bilgileri

Diğer : Oda numarası, araç plaka bilgisi, sigara kullanım bilgisi, dış cephe, bahçe ve iç ortak alanlarda alınan kamera görüntüsü

Sağlık Verileri : Sağlık durumu ve ilaç kullanım bilgisi, alerjen durumu bilgisi, hescode bilgisi, vücut ateş bilgisi

Özel Nitelikli Verilerin İşlenmesi:

KVKK’nun 6 maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir.

Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek,vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. Şirketimiz, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi bakımından KVKK’nın 6 maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmekte ve bu verilerin korunmasında hassasiyetle davranmaktadır.

Şirketimiz, özel nitelikli kişisel verileri, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul) tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla KVKK’na uygun bir biçimde aşağıdaki durumlarda işlemektedir:

Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise;

Misafirlerimiz, içinde bulundukları şartları Şirketimiz ile paylaşarak kendilerine özelleştirilmiş hizmet talep edebilmekte ve bu amaçla özel nitelikli verilerini paylaşabilmektedirler. Misafirimiz özel sağlık vb. nitelikli verisini paylaşarak özel hizmet talep etmesi durumunda; Örneğin boyun fıtığı nedeniyle ince yastık istemesi, kalp rahatsızlığı nedeniyle giriş katta oda talep etmesi, fıstık alerjisi nedeniyle kuruyemiş içermeyen tatlı hazırlamamızı talep etmesi vb. bir kısım sağlık bilgileriniz talebiniz ile orantılı ve gereklilik nedeni ile kaydedilmektedir. (besin alerjisi olan bir misafire bu yönde kişiselleştirilmiş bir hizmet sunabilmek adına kişinin alerji bilgileri tesisin sisteminde tutulmakta ya da spa kapsamında hizmet verilecek bir misafire kalp rahatsızlığı veya spa’ya girmesine engel teşkil edecek sair bir sağlık problemi sorulmaktadır.)

Misafirlerimizin özel nitelikli verilerini paylaşarak tanımladıkları ihtiyaçlarına yönelik onlara özelleştirilmiş hizmet sunabilmemiz ve misafirlerimizin bu ihtiyaçlarını gelecekte de hatırlayarak tekrar aynı hizmetleri sunabilmemiz için Şirketlerimiz, kişilerin özel nitelikli verilerini ancak ilgili kişiden açık rıza alarak ve sadece toplama amacına hizmet etmesi için işleyecektir.

Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise de;

– Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde,

– Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir.

Mücbir Sebep;

COVID-19 ve benzeri küresel ya da bölgesel salgın, bulaşıcı hastalık, deprem, sel,

savaş, olağanüstü hal gibi mücbir sebep halleri için alınan ya da alınması gereken

tedbirler kapsamında, kişisel ve özel nitelikli kişisel veriler işlenir. Bu nedenle

özellikle Pandemi hali nedeni ile getirilen yasal ve fiili zorunluluk kapsamında Otel

girişlerinde HESCODE ve vücut ateş ölçüm bilginiz alınmakta ve otelden ayrılışınızda

bu bilgileriniz silinmektedir.

c) Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği

Kişisel verileriniz,

Konaklama hizmetine ilişkin süreçlerin yürütülmesi,

Otel ASYA’nın satış ve pazarlama politikalarının yürütülebilmesi için kullandığı çevrimiçi yazılım sistemlerine kaydedilmesi,

Arayan ve konaklayan kişiye doğru hitap edilebilmesi, aramanın teyidi, talep edilen hizmeti temin sürecinin yürütülmesi,

Otel ASYA tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması, Şirketimizin sunmuş olduğu hizmetlerin daha kaliteli hale getirilmesi ve kalite politikamızın geliştirilmesi,

Müşteri memnuniyetinin ölçülmesi ve artırılmasının sağlanması,

Şirketimizin sunduğu mecralardan hizmet almak amacıyla örneğin otel internetinden kullanıcı adınız ve şifreniz ile giriş yaptığınızda ilgili mecralarda yer alan kişisel verileriniz, tercihleriniz, işlemleriniz, gezinme süreniz ile gezinilen web siteleri ile elde edilen verilerin talep etmiş olduğunuz bilgi ve hizmetleri size verebilmek amacıyla işlenebilmesi, yasal olarak gerektiğinde paylaşılması,

Otel ASYA ürün ve hizmetlerine ilişkin varsa şikâyet ve önerilerin toplanması ve değerlendirilmesi,

Otel ASYA tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin sizlere önerilmesi; ürün ve hizmetlerin satış ve pazarlaması için pazar araştırması faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası,

İş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari iş güvenliğinin temin edilmesi, Şirketimizin ve Şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini (Şirketimiz tarafından yürütülen iletişime yönelik idari operasyonlar, Şirkete ait lokasyonların fiziksel güvenliğini ve denetimini sağlamak, iş ortağı/müşteri/tedarikçi (yetkili veya çalışanları) değerlendirme süreçleri, hukuki uyum süreci, mali işler v.b.),

Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi,

Finans ve/veya muhasebe işlerinin yürütülmesi,

Video kamera (CCTV) görüntülerinden yararlanmak suretiyle tesislerimizde bulunanların ve araçlarının güvenliğini sağlamak ve ceza gerektiren suçların önlenmesi, tespiti ve kovuşturulmasına yardımcı olmakla birlikte; ayrıca görüntüleri dikkate almak suretiyle yasal haklarımızı oluşturmak, uygulamak veya savunmak, COVID-19 gibi bulaşıcı salgın hastalıklar dahil mücbir sebepler ile başa çıkabilmek, zararın önlenilmesi, Kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

amaçlarına ek olarak,

KVKK’nın 5/2 maddesinde belirtilen ve aşağıda ‘e’ kısmında detayı verilen sebeplerin birinin gerekliliği dahilinde işlenecektir.

Kişisel verileriniz, Otel ASYA hizmetlerine yönelik kampanya ve yenilikler hakkında sizleri bilgilendirmek amacıyla KVKK ve Elektronik Ticaret Kanunu’nda belirtilen hukuki sebepler uyarınca gerektiğinde açık rızanız alınarak işlenecektir. Ticari ileti almak istemiyor iseniz aşağıdaki iletişim bilgilerinden biri ile bize ulaşarak bu isteğinizi bildirmeniz yeterli olacaktır. Aksi durumda tarafımıza ilettiğiniz iletişim bilgileri kullanılarak ticari ileti yollanmasını kabul etmiş olmaktasınız.

d) İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Toplanan kişisel verileriniz, OTEL ASYA tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması, OTEL ASYA tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin sizlerin beğeni, kullanım alışkanlıkları ve ihtiyaçlarınıza göre özelleştirilerek sizlere önerilmesi, size özel kampanyalar hazırlanması, sizin, OTEL ASYA ve OTEL ASYA ile iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini ile sunulan her türlü ürün ve hizmete ilişkin değerlendirmelerinizi almak, pazarlama yapmak, ayrıca şikayetlerinizin takibi, işlenmesi ve sonuçlandırılması amaçlarıyla, çevrimiçi, internet, dijital sistemleri kullanabilmek amacı ile ve bu sistemlerini kullandığımız firmalarla, iş ortaklıklarımız ve meşru menfaatlerimizin gerektirmesi, pazarlama ve ticari faydalarımız nedeni ile hissedarlarımıza, iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişilere, KVKK’nda belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

Ek olarak, OTEL ASYA’nın doğrudan veya dolaylı iştirakleri, bağlı ana ortaklıkları, tedarikçileri, otel hizmetlerini sunabilmek için hizmet aldığı şirketler, üçüncü kişiler ve onların işbirliği içinde olduğu üçüncü kişilerle, kanunen yetkili kamu kurumları ve özel kişilere, orantılı şekilde, koruması KVKK kapsamında sağlanarak, yasalar ile belirlenmiş/sınırlanmış amaçlar dâhilinde rızanız ile aktarılabilecektir.

Ek olarak belirtmek isteriz ki; kişisel verileriniz, aşağıda belirtilen amaçlar ile KVKK’nın 8

(2) (a) maddeleri uyarınca ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın aktarılacaktır:

İlgili mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilebilmesi amacıyla Emniyet Genel Müdürlüğü ile paylaşılacaktır.

Ürün ve hizmetlere dair ücretlerin tahsilatı kapsamında finans ve/veya muhasebe işlerinin yürütülmesi amacıyla, gerekmesi halinde noter, icra daireleri ve/veya mahkemeler ile paylaşılabilecektir.

İlgili mevzuat uyarınca yasal yükümlülüklerin yerine getirebilmesi amacıyla, gerekmesi veya talep gelmesi halinde, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılabilecektir.

Otelde bırakılan ve unutulan eşyaların teslim edilmesi amacıyla anlaşmalı kargo şirketi ile paylaşılacaktır.

Hukuki süreçlerin takip edilebilmesi amacıyla avukatlarımız ile sır saklama yükümlülüğü çerçevesinde gerektiği kadar paylaşılabilecektir.

e) Şirketlerimizin Kişisel Verilerinizi Kanunlar Gereği Açık Rızanız Olmaksızın

İşleyebileceği Durumlar:

KVKK’nın 5 maddesi uyarınca, aşağıdaki hallerde Şirketlerimiz, açık rızanız aranmaksızın yukarıda belirtilen ve kanuna uygun olarak almış olduğu kişisel verilerinizi işleyebilir:

Kanunlarda açıkça öngörüldüğü haller;

• Fiili imkânsızlık nedeniyle veri sahibi olarak rızanızı açıklayamayacak durumda olmanız veya rızanıza hukuki geçerlilik tanınmayan hallerde kendinizin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verinizin işlenmesinin zorunlu olması,

• Şirketimiz ve ilişkili Şirketleri/kuruluşları, diğer gerçek ve/veya tüzel kişiler ile akdettiğiniz bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

•Şirketimizin bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

•Kişisel verinizin tarafınızca alenileştirilmiş olması,

•Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

•Sahip olduğunuz temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

f) Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi

Kişisel verileriniz, Müşteri Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçların yerine getirilebilmesi için KVKK’nın 5/2 ve 6/2 maddelerinde belirtilen hukuki sebeplere dayanarak, otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamdan ve aşağıdaki şekillerde elde edilmektedir:

İlgili kişi tarafından form doldurulması, e-posta iletisi gönderilmesi, telefon araması ile iletişime geçilmesi, internet sitesinin ziyaret edilmesi üzerinden irtibata geçilmesi, Online satış platformları, turizm acenteleri, organizasyon firmaları, fuar veya seminer ziyaretlerinde kartvizit paylaşımları, çözüm ortağı kurum veya kuruluşlar aracılığıyla iletilmesi yoluyla.

Ek olarak; hizmet binamız içerisindeki giriş kapıları, bina dış cephesi, bahçesi, park alanları, yemekhane, kafeterya, ziyaretçi bekleme salonu, otopark, güvenlik kulübesi ve kat koridorları hizmet alanında bulunan toplam 32 adet güvenlik kamerası vasıtasıyla ve bina güvenliğinin sağlanması amacıyla görüntü kaydı yapılmakta ve kayıt işlemi Yönetim birimi tarafından denetlenmektedir.

g) Kişisel verilerinizin güvenliği, muhafazası ve imhası Otel ASYA ile paylaşılan kişisel veriler, Otel ASYA gözetimi ve kontrolü altındadır. Otel ASYA, yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri gereğince bilginin gizliliğinin ve bütünlüğünün korunması amacıyla gerekli organizasyonu kurmak ve teknik önlemleri almak ve uyarlamak konusunda veri sorumlusu sıfatıyla sorumluluğu üstlenmiştir. Bu konudaki yükümlülüğümüzün bilincinde olarak veri gizliliğini konu alan standartlara uygun surette periyodik aralıklarda kontroller yaptırılmakta ve bu kapsamda veri işleme politikalarımızı her zaman güncellediğimizi bilginize sunarız.

Otel ASYA kişisel veri güvenliği ve kişi mahremiyetinin korunması konusunda oldukça yüksek hassasiyet ve farkındalığa sahiptir. Otel ASYA olarak, kişisel verilere yetkisiz erişim veya bu bilgilerin kaybı, hatalı kullanımı, ifşa edilmesi, değiştirilmesi veya imha edilmesine karşı korumanın sağlanması, kişisel verilerinizin gizli tutulması, gizliliğin sağlanması ve güvenliğin sağlanması için gerekli idari ve teknik önlemleri almaktayız. Gerekli durumlarda Otel ASYA Kanun ve kişisel verilerin korunması mevzuatı uyarınca sizleri ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu derhal bilgilendirir. Bu hususta ayrıca web sitemizde yer alan KVKK Metin ve Politikalarımız ı inceleyebilirsiniz.

Kişisel verileriniz, işleme amaçları için gerekli olan süre ve her halükarda yasal düzenlemelerde belirtilen kanuni zamanaşımı süreleri boyunca muhafaza edilmektedir. Anılan sürelerin sona ermesi veya bu yönde talebinizin uygun bulunması halinde, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası doğrultusunda Otel ASYA kişisel verilerinizi siler, yok eder veya anonim hale getirir.

h) KVKK’nın 11 Maddesi Kapsamındaki Haklarınız

Kişisel veri sahipleri olarak Kanun’un “İlgili kişinin hakları” başlıklı 11 maddesi uyarınca;

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

Kanun ve sair mevzuat hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize olan bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarınız bulunmaktadır.

KVKK’nın 11 maddesi kapsamında, veri sahibi olarak bu haklarınız ile ilgili taleplerinizi KVKK’nın 11 maddesi ile 13 maddesinin 1 fıkrası ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliği gereğince, Başvuru Formunu doldurarak,

“Kemalpaşa mah., Şahabettin Bilgisu cad. No:135, 41200 İzmit/Kocaeli” adresindeki Şirketimize bizzat gelerek, Kimliğinizi tespit edebilmek ve yanlış kişilere bilgi vermemek adına yazılı olarak noter aracılığı ile veya kimlik bilgilerinizi kanıtlar şekilde iadeli taahhütlü mektup ile, Güvenli elektronik imza, mobil imza ya da (varsa) tarafınızca daha önce Şirketimize bildirilen ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle otelasya@hotmail.com adresine elektronik posta göndererek iletebilirsiniz.

Başvurunuzu usulüne uygun, kimlik bilgilerinizi belirtir şekilde iletmeniz halinde, OTEL ASYA söz konusu talebinizin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nca belirlenen tarifedeki ücret alınarak talebinizi sonuçlandıracaktır.

ı) Değişiklik ve Güncellemeler İşbu Müşteri Aydınlatma Metni, değişen süreçlerimiz ve Kanun’a uyum sağlamak amacıyla güncellenebilecektir. Gerçekleşebilecek güncellemeler için Site’mizi düzenli aralıklarla ziyaret etmenizi rica ederiz.

Saygılarımızla..